Рішення №983 «Про затвердження у новій редакції Положення про відділ організаційної роботи, діловодства та контролю»

Кількість переглядів: 52

УКРАЇНА

ЗОЛОТОПОТІЦЬКА  СЕЛИЩНА  РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ  ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

ВОСЬМЕ СКЛИКАННЯ

14 сесія

І пленарне засідання

Рішення №983

12 жовтня  2021 року                                                                 смт. Золотий Потік

Про затвердження у новій редакції  Положення про

відділ організаційної  роботи, діловодства та контролю

Керуючись ст. 26, ст. 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,  враховуючи рішення  Золотопотіцької  селищної ради від 20.08.2021 року  № 854 «Про затвердження  структури, загальної чисельності

працівників Золотопотіцької селищної ради та штатного розпису Золотопотіцької селищної ради  на 2021 рік» Золотопотіцька  селищна рада

                                                           ВИРІШИЛА :

1. Затвердити у новій редакції Положення про відділ організаційної  роботи, діловодства та контролю Золотопотіцької селищної ради  згідно додатку 1.

2.Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію селищної ради з питань питань дотримання прав людини, законності, боротьби зі злочинністю, запобігання корупції, сприяння депутатській діяльності, етики та регламенту.

Селищний голова                                                            Михайло  ПРОКІПЧУК

Додаток

до рішення сесії 

від 12 жовтня 2021року

  №983

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ  організаційної  роботи, діловодства   та   контролю Золотопотіцької селищної ради

1.Загальні положення

1.1. Відділ  організаційної  роботи, діловодства та контролю Золотопотіцької селищної ради ТГ (далі –  організаційний відділ) відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» є структурним підрозділом Золотопотіцької  селищної ради ТГ та її виконавчого комітету та утворюється селищною радою громади, є підзвітним і підконтрольним селищній раді, підпорядкований виконавчому комітету селищної ради, селищному голові, заступнику селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарю селищної ради та секретарю виконавчого комітету( керуючій справами).

1.2. Організаційний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями селищної ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, а також цим положенням.

1.3. Структура, штат та чисельність працівників відділу визначається селищною радою. Посадові обов’язки працівників відділу визначаються в посадових інструкціях, розроблених начальником відділу спільно з кадровою службою та затверджених селищним головою.

1.4. Положення про відділ затверджується Золотопотіцькою селищною радою. 

2.Основні завдання і функції

2.1. Документаційне та організаційно-технічне забезпечення діяльності керівництва, апарату виконавчого комітету Золотопотіцької селищної ради, ведення в Золотопотіцькій селищній раді діловодства, здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань відділам та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету селищної ради.

2.2.Організаційний відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань документаційно-технічного забезпечення:

• здійснює ведення діловодства в апараті Золотопотіцької селищної ради ;
• приймає, реєструє, розмножує, розсилає та передає на розгляд керівництву Золотопотіцької селищної ради вхідну і вихідну кореспонденцію;
• доводить до відома виконавців  рішення виконавчого комітету та рішення Золотопотіцької селищної ради,  розпорядження селищного голови, інші документи  Золотопотіцької селищної ради;
• готує відповіді та інформацію на запити, надіслані поштою та засобами факсимільного зв’язку;
• оприлюднює  на офіційному веб-сайті Золотопотіцької селищної ради інформацію для  населення громади;
• забезпечує здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, а також за відповідністю форм документів та резолюцій керівництва Золотопотіцької селищної ради;
• спільно з іншими структурними підрозділами Золотопотіцької селищної ради забезпечує підготовку і проведення засідань виконавчого комітету, здійснює підготовку проектів рішень виконавчого комітету та  рішень Золотопотіцької селищної ради, нарад, здійснює підготовку довідок та інформацій відповідно до порядку денного засідань виконкому та сесій ради, здійснює ведення протоколів нарад, формує протоколи засідань виконавчого комітету та сесій селищної ради;
• за дорученням селищного голови, заступників селищного голови, секретаря селищної ради, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету готує аналітичні, довідкові та інші необхідні матеріали;
• за дорученням селищного  голови, заступників селищного голови, секретаря селищної  ради готує проекти розпоряджень та доручень селищного голови, проекти листів, запитів, тощо;
• здійснює  забезпечення проектами рішень  сесії та засідань виконавчого комітету селищної ради:

– сповіщення депутатів про чергову сесію ради та членів виконкому про чергове засідання;

– розмноження проектів рішень у відповідній кількості.

• за дорученням селищного голови перевіряє в структурних підрозділах виконавчого комітету ради, відділах апарату виконавчого комітету ради стан організації діловодства та контролю за проходженням і виконанням документів, надає необхідну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами;
• здійснює контроль за правомірністю користування документами в апараті ради, готує довідки, доповідні записки, зведення, звіти, інформації з питань роботи з документами, періодично інформує керівництво виконавчого комітету ради з цих питань;
• забезпечує облік та зберігання бланків, інформаційних, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів ради ;
• відділ при вирішенні питань, які належать до його відання, взаємодіє з      

відділами ради та іншими структурними підрозділами виконавчого комітету ради, підприємствами, установами, організаціями і громадянами;

• здійснює реєстрацію звернень громадян, що надійшли на адресу селищної ради, а також одержаних під час особистого прийому громадян керівництвом   ради, готує проекти відповідей на них;
•  забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до селищної ради,  отримує від структурних підрозділів селищної ради  підприємств, установ і організацій інформації, що стосуються розгляду звернень, здійснює контроль за своєчасним вирішенням питань, вносить пропозиції керівництву ради, щодо необхідності здійснення перевірки фактів викладених у зверненні громадян;
•  готує аналітичні та інформаційні матеріали для керівництва  ради  про стан розгляду звернень громадян та організації особистого прийому у структурних відділах   ради  та вносить пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи - забезпечує своєчасний розгляд  заяв, пропозицій і скарг громадян з особистих питань, що надійшли до селищної ради з метою оперативного вирішення порушених у них проблем;
• здійснює забезпечення належної організації особистого прийому громадян, у тому числі виїзного, селищним головою,  його  заступниками та секретарем ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету;
• здійснює контроль за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до селищної ради;
• проводить аналіз письмових і усних звернень;
• забезпечує підготовку проектів розпоряджень і доручень селищного голови;
• забезпечує щорічну підготовку  аналітичної доповіді про стан роботи зі зверненнями громадян  та розміщення на веб-сайті  ради;
• веде облік військовозобов'язаних за всіма категоріями військового обліку
• здійснює ведення електронного документообігу  та займається питаннями цифрової трансформації селищної ради. 

3.Права

3.1. Вимагати від відділів апарату, інших структурних підрозділів виконавчого комітету селищної ради неухильного виконання надісланих їм з цією метою документів, подання ними до виконавчого комітету селищної ради у визначені строки та у встановленому порядку звітів про виконання документів.

3.2. Повертати документи, підготовлені з порушенням встановленого порядку або виконані неякісно.

3.3. Вносити пропозиції керівництву виконавчого комітету ради з питань, віднесених до компетенції відділу.

3.4. Брати участь у підготовці та проведенні  заходів за дорученням керівництва селищної ради.

3.5. Одержувати у встановленому порядку від структурних підрозділів ради документи, необхідні для виконання покладених на організаційний відділ завдань.

3.6. Брати участь у нарадах та інших заходах, що проводяться у селищній раді ради.

4.Організація роботи відділу

4.1. Структура загального відділу, чисельність та посадові оклади його працівників встановлюються штатним розписом апарату виконавчого комітету ради.

4.2. Спеціалісти загального відділу призначаються на посаду та звільняються з посади селищним головою відповідно до вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативних актів, що стосуються проходження служби в органах місцевого самоврядування.

Інші працівники відділу приймаються на роботу відповідно до Кодексу законів про працю України та не є посадовими особами.

4.3.Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю організаційного відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, розподіляє обов’язки між працівниками відділу, забезпечує підвищення їх ділової кваліфікації.

4.4 Здійснює представлення відділу у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами, організаціями;

4.5 Здійснює організацію інформаційного забезпечення роботи відділу, роботи із засобами масової інформації, визначення змісту та часу проведення інформаційних заходів;

4.6 Сприяє створенню належних умов праці у відділі, внесення пропозицій селищному голові та Раді щодо матеріально-технічного забезпечення відділу, внесення пропозицій селищному голові щодо преміювання працівників відділу;

4.7. Здійснює планування роботи відділу, подання пропозицій до перспективних і поточних планів роботи селищному голові;

4.8. Розробляє Положення про відділ, посадових інструкцій працівників, у разі потреби – змін і доповнень до зазначених документів, подання їх на затвердження в установленому порядку;

4.9. Здійснює звітування про проведену роботу відділу у визначеному порядку;

4.10 Виконує інші повноваженя, визначені цим Положенням та посадовими інструкціями, що затверджується селищним головою.

4.11 Спеціалісти відділу є посадовими особами місцевого самоврядування, відповідно до цього Положення мають посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій.

4.12 Завдання, права та відповідальність працівників відділу визначаються відповідно до законодавства, цим Положенням та у посадових інструкціях.

5.Відповідальність

5.1. Начальник відділу або спеціаліст, який виконує його обов’язки несе персональну відповідальність за:

5.1.1. виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функціональних обов’язків відповідно до цього Положення;

5.1.2. відповідність прийнятих ним рішень вимогам чинного законодавства;

5.1.3. виконання рішень селищної ради та її виконавчого комітету, розпоряджень і доручень селищного голови;

5.1.4. своєчасну і достовірну подачу інформацій та звітів, що входять до компетенції відділу, стан діловодства;

5.1.5. належне оформлення проектів рішень селищної ради, розпоряджень селищного голови по питаннях, які відносяться до його компетенції;

5.1.6. розгляд звернень громадян, фізичних та юридичних осіб у терміни встановлені чинним законодавством.

5.1.7. за  дотримання належного виконання законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних» та інших чинних нормативних актів.

5.1.8. несе відповідальність за збереження документів, які надійшли у відділ.

5.1.9. забезпечує передачу в архів, відповідно до чинного законодавства ,  документів відділу

6. Заключні положення

6.1.  Золотопотіцька селищна рада  створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщеннями,  засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань, які відносяться до компетенції відділу.

6.2. Ліквідація і реорганізація відділу проводиться Золотопотіцькою селищною радою  за поданням голови селищної ради в порядку, встановленому чинним законодавством України.

6.3. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому згідно чинного законодавства України.